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顧客管理ソフトという言葉を聞くと、少し身構えてしまう。
営業案件を管理して、商談を分析して、売上予測を立てて、レポートを作る。
もちろん、それらは大切だ。
しかし、小さな会社や個人事業主にとって、本当に困っていることは別にあるのではないだろうか。
「見積書を送ったあと、連絡するのを忘れていた。」
「折り返しの約束をしていたのに、忙しくてそのままになった。」
「契約更新の案内を出し忘れてしまった。」
「前回どんな話をしたのか思い出せない。」
こうした出来事は、特別なミスではない。
誰にでも起こる。
そして、多くの場合、問題はその場では発覚しない。
気づいたときには、
「連絡がないので他社にお願いしました」
と言われてしまう。
失うのは一件の案件だけではない。
信用だ。
私自身、長年システム開発や保守運用の仕事を続けてきた。
お客様との打ち合わせ、電話、訪問、メール。
日々の業務の中には、多くの約束が存在する。
来月連絡する。
見積を送る。
更新前に案内する。
提案書を作る。
どれも難しい仕事ではない。
しかし、件数が増えるほど記憶だけでは管理できなくなる。
そこで多くの人はExcelを使う。
顧客管理.xlsx
顧客管理_最新版.xlsx
顧客管理_共有用.xlsx
顧客管理_修正版.xlsx
気づけば似たようなファイルが増え続ける。
どれが最新なのか分からない。
履歴も残らない。
担当者ごとに管理方法も違う。
そして一番の問題は、
「なぜその顧客に次の連絡をするのか」
が見えなくなることだ。
さらに厄介なのが属人化である。
経緯がメールボックスの中だけにある。
個人メモの中だけにある。
担当者の頭の中だけにある。
すると、人が休んだだけで案件が止まる。
引き継ぎができない。
会社として対応できない。
これは中小企業にとって意外と大きなリスクだ。
そこで作ったのが Next Action である。
考え方はとてもシンプルだ。
顧客情報を登録する。
電話や訪問、メールの内容を残す。
そして「次にやること」を記録する。
それだけである。
Next Actionでは、顧客ごとのやり取りを時系列で管理できる。
いつ電話したのか。
どんな相談があったのか。
次に何をする予定なのか。
それらを履歴として残していく。
担当者が変わっても経緯が分かる。
過去の流れを見ながら対応できる。
約束した内容を忘れにくくなる。
大規模なCRMではない。
営業分析機能もない。
AIによる売上予測もない。
しかし、
「お客様との約束を忘れない」
という一点においては十分役に立つはずだ。
Excelで顧客情報を管理していると、最初はそれなりに回る。
会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス、備考欄。
必要な項目を足していけば、ひとまず記録はできる。
しかし、時間が経つほど問題が出てくる。
どのファイルが最新なのか分からない。
誰がいつ更新したのか分からない。
前回、何を話したのか分からない。
次に何をする約束だったのか分からない。
情報は残っているのに、仕事の流れが見えなくなる。
Next Actionは、単に顧客情報を保存するための道具ではない。
会社ごとの履歴、担当者とのやり取り、次に行う行動を積み重ねていくことで、
この会社とは、これまで何があり、これから何をすべきか
が見えるようになってくる。
それは、3ヶ月先の案件管理ではない。
1年前、5年前、10年前の関係を振り返り、
半年後、1年後、10年後の付き合いを考えるための記録です。
Excelから卒業する価値は、見た目がきれいになることではない。
顧客との関係が、個人の記憶や散らばったファイルから離れ、
会社の資産として残り続けること。
- 顧客管理を始めたい。
- Excel管理から卒業したい。
- 案件の経緯を共有したい。
そんな小規模事業者や中小企業に向けて作った。
CRMではなく、約束管理。
それが Next Action の考え方である。
Next Action
顧客との約束を忘れない。
まずはデモ・ご相談から。
